Datenschutzerklärung

Was ist Amon?

Amon ist eine Software, mit der Beherbergungsbetriebe Gäste-Anfragen aus verbundenen Kommunikationskanälen (z. B. E-Mail, Website-Chat, WhatsApp, Instagram-Nachrichten oder Telefon) an einem Ort empfangen und beantworten. Antwortvorschläge werden maschinell erstellt und von Mitarbeitenden geprüft, bevor sie versendet werden, sofern der Betrieb den automatischen Versand nicht ausdrücklich aktiviert.

Welche Daten werden verarbeitet?

Inhalte der Konversationen (Nachrichtentexte, Zeitpunkte), der Anzeigename bzw. die Kennung des Absenders auf dem jeweiligen Kanal (z. B. Instagram-Nutzername oder E-Mail-Adresse) sowie die vom Betrieb hinterlegten Wissenseinträge, aus denen Antworten erstellt werden.

Gästegedächtnis

Damit ein Betrieb dich über verschiedene Kanäle und Aufenthalte hinweg wiedererkennt, kann er zu deiner Kontakt-Kennung (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer, WhatsApp- oder Instagram-Kennung) ein Gast-Profil führen. Darin stehen kurze Service-Notizen aus dem Gesprächsverlauf: etwa Mitreisende, Vorlieben (z. B. ruhiges Zimmer), Anlässe (z. B. Jahrestag), Aufenthalts-Kontext und deine bevorzugte Sprache. Dazu kommen einfache Segmente (z. B. „Familie“ oder „mit Haustier“).

Nie gespeichertwerden besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO, etwa Angaben zu Gesundheit, Religion, politischer Meinung oder sexueller Orientierung. Das ist technisch abgesichert: Notizen passen ausschließlich in die genannten Kategorien, alles andere wird verworfen und nicht abgelegt.

Jede Notiz ist einzeln einseh-, korrigier- und löschbar; ein komplettes Gast-Profil kann der Betrieb jederzeit entfernen, ohne dass die zugehörigen Konversationen verschwinden. Auf Wunsch stellt der Betrieb dir eine vollständige Auskunft als Datei-Export bereit (Profil, hinterlegte Kennungen, Notizen, Konversationsverläufe und importierte Aufenthalte sowie zuordenbare Stay-Hub-Zugänge, Sitzungen, Rückmeldungen und rohe Nutzungsereignisse, aber niemals Token- oder Session-Hashes). Mit der Löschung des Profils werden hinterlegte Aufenthalte anonymisiert.

Mitarbeitende können ein Profil als Stammgast oder VIP markieren, damit die gewachsene Verbindung in Antworten dezent berücksichtigt wird.

Der Betrieb kann Aufenthaltsdaten aus seinem Buchungssystem importieren: Name, Kontaktdaten, An- und Abreise sowie Buchungsstatus. Sie dienen dazu, Anfragen mit dem passenden Aufenthalts-Kontext zu beantworten und den Service über mehrere Besuche hinweg zu verbessern. Auf Basis hinterlegter Aufenthalte kann Amon dem Team vor der Anreise eine Service-Nachricht und nach der Abreise eine Bewertungs-Bitte vorschlagen. Gesendet wird beides erst, wenn das Team es freigibt. Aufenthalte werden 24 Monate nach der Abreise automatisch gelöscht.

Klicks auf von Amon bereitgestellte Buchungs- und Angebots-Links werden dem Gast-Profil mit Link-Ziel und Zeitpunkt zugeordnet, ohne IP-Adresse, Cookies oder Gerätekennung zu speichern.

Auf Basis der Segmente kann der Betrieb dir gezielte Nachrichten schicken, etwa ein passendes Angebot oder eine Service-Information. Jede solche Nachricht entsteht individuell und geht erst nach Freigabe durch das Team raus. Bei werblichen Nachrichten enthält jede E-Mail einen Abmeldelink; ein Klick genügt, und der Betrieb schickt dir keine Angebote mehr (Service-Nachrichten zu einer konkreten Buchung bleiben davon unberührt). Die Rechtsgrundlage für solche Nachrichten (Einwilligung bzw. Bestandskundenwerbung) verantwortet der jeweilige Betrieb als verantwortliche Stelle; Amon verarbeitet die Daten in seinem Auftrag.

Stay Hub während deines Aufenthalts

Ein Betrieb kann dir für einen konkreten Aufenthalt einen persönlichen Stay-Hub-Link bereitstellen. Der einmalig einlösbare Link wird in eine zeitlich begrenzte, widerrufbare Sitzung umgetauscht. Im Gästebereich werden weder dein Name noch interne Buchungs- oder Profildaten angezeigt. Du siehst ausschließlich Informationen, die der Betrieb ausdrücklich für Gäste veröffentlicht hat.

Deine Fragen werden als Teil der Gästekommunikation gespeichert und dem betreffenden Haus und Aufenthalt zugeordnet. Eine Antwort wird nur automatisch zugestellt, wenn veröffentlichte Informationen die Frage ausreichend sicher belegen und der Betrieb diese Funktion ausdrücklich aktiviert hat. Andernfalls übernimmt das Hotelteam.

Du kannst eine Antwort ohne Freitext als „hilfreich“ oder „noch offen“ markieren. „Noch offen“ legt keine zusätzliche Gastinformation an, sondern öffnet den bestehenden Fall wieder für das Team. Für die Produktverbesserung werden nur eng begrenzte Ereignisse wie Hub-Aufruf, geöffneter Gastinhalt und gesendete Frage erfasst, ohne IP-Adresse, User-Agent oder Gerätekennung.

Wie arbeitet die KI?

Antwortvorschläge werden maschinell erstellt. Dafür werden die Inhalte der jeweiligen Konversation sowie die vom Betrieb hinterlegten Wissenseinträge an KI-Dienstleister übermittelt (derzeit OpenAI, optional Anthropic), nur zum Zeitpunkt der Erstellung und nur, soweit für den Vorschlag nötig. Nach den Geschäftskunden-Bedingungen dieser Dienstleister werden die übermittelten Inhalte nicht zum Training ihrer Modelle verwendet. Die dauerhafte Speicherung deiner Daten findet ausschließlich in der EU statt (siehe unten).

Kein maschinell erstellter Vorschlag wird ohne menschliche Freigabe versendet, es sei denn, der Betrieb hat den automatischen Versand für einen Kanal ausdrücklich aktiviert. Öffentliche Antworten auf Bewertungen werden nie automatisch veröffentlicht.

Wo du direkt mit KI interagierst, legt Amon das offen, wie es die EU-KI-Verordnung (AI Act) verlangt: Der Website-Chat ist als KI-Assistent gekennzeichnet, der Telefon-Assistent stellt sich zu Gesprächsbeginn als solcher vor, und auf Nachfrage bestätigt die KI ehrlich, dass sie eine ist. Sie gibt sich nie als Mensch aus.

Wo und wie lange?

Die Daten werden in der Europäischen Union gespeichert (Supabase, Region Frankfurt). Konversationen werden gelöscht, wenn der Betrieb sie entfernt oder die Zusammenarbeit endet. Gast-Profile, zu denen 24 Monate lang kein Kontakt mehr bestand, werden automatisch und vollständig gelöscht.

Nicht verwendete und abgelaufene Stay-Hub-Zugänge sowie technische Sitzungen werden nach kurzen, festgelegten Fristen gelöscht oder sofort widerrufen. Rohe Stay-Hub-Nutzungsereignisse werden höchstens 90 Tage gespeichert. Danach bleiben nur Tageskennzahlen pro Hotel bestehen, die keine Gast-, Aufenthalts-, Sitzungs-, Konversations- oder Nachrichtenkennung enthalten.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung deiner Daten. Wende dich dazu an den Betrieb, mit dem du kommuniziert hast, oder direkt an uns.

Kontakt

Verantwortlich: Lukas Broschek, lukibroschek@gmail.com